Alors che un gran numero di lavoratori ha iniziato a lavorare da remoto dopo l’epidemia pandemica, la domanda di strumenti software collaborativi è aumentata a passi da gigante. Hanno servito come potenti piattaforme di gestione del lavoro per i lavoratori per coordinarsi a distanza con i loro team e hanno aiutato le aziende a lavorare in modo fluido. Mentre il mondo continua a combattere il virus malvagio, il ruolo degli strumenti software collaborativi sarà cruciale per garantire il buon funzionamento delle organizzazioni.
Esistono diversi tipi di strumenti software di collaborazione che offrono una gamma di funzionalità per un lavoro efficace delle forze lavoro ibride e dei team remoti.
Tipi di strumenti software collaborativi
Esistono tre tipi di strumenti software collaborativi.
Tecnologia della comunicazione
Come suggerisce il nome, la tecnologia di comunicazione consente la comunicazione tra individui e team tramite Internet, indipendentemente dalla loro posizione.
Alcuni esempi di tecnologie di comunicazione sono:
- Applicazioni di messaggistica istantanea
- Applicazioni di messaggistica vocale
- Chiamate VoIP (Voice over Internet Protocol)
- Forum di chat di team, dipartimenti o a livello organizzativo
Tecnologia di conferenza
Gli strumenti di conferenza consentono a un gruppo di persone di comunicare tra loro in tempo reale, tramite Internet o piattaforme basate su cloud. Quando si utilizzano questi strumenti, il gruppo di persone connesse può visualizzare uno schermo unificato.
A seconda del software utilizzato, i membri del gruppo possono anche accedere, apportare modifiche e lavorare sullo schermo unificato – tutto in una volta.
I tipi di strumenti di conferenza web includono:
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- Conferenza video – Esempi: Skype, Microsoft Office Live Meeting, MSN Live Messenger
- Lavagna condivisa – Esempi: Skribblar, Dabboard
- Webinar
- Telepresenza
- Aule virtuali
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Tecnologia di coordinamento
Questo è uno strumento collaborativo olistico progettato per integrare sia il lavoro di compiti che le funzioni di lavoro di squadra. Consentono agli individui e ai gruppi di coordinare compiti e attività lavorative mentre si connettono interpersonali, rendendo la gestione del flusso di lavoro a tutto tondo e più efficace.
Alcuni esempi dei tipi di strumenti di coordinamento di oggi includono:
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- Tracker di tempo o sistemi di pianificazione dei dipendenti
- e-Calendari
- Sistemi di gestione dei progetti
- Software ERP
- Portali interni per i dipendenti e portali per i clienti
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Le due dimensioni del software collaborativo
Esistono due utilizzi o dimensioni operative chiave dei software collaborativi – sincroni e asincroni.
Software di collaborazione sincrona
I software collaborativi sincroni o in tempo reale funzionano in tempo reale, cioè quando un gruppo di persone comunica e collabora sulla stessa piattaforma contemporaneamente. Non ci sono ritardi o posticipi nelle risposte, e ci si può aspettare di ricevere una risposta o di sentire una soluzione rapidamente.
Alcuni esempi di software collaborativi sincroni sul posto di lavoro includono forum di chat, chiamate VoIP, messaggistica istantanea e applicazioni digitali di lavagna bianca.
Vantaggi del software di collaborazione sincrona:
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- È conveniente e iperefficiente.
- Gli utenti possono ottenere il feedback, i file o le informazioni di cui hanno bisogno quasi istantaneamente.
- Aumenta la produttività delle forze lavoro.
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Svantaggi:
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- Possono mancare di documentazione o capacità di riferimento future.
- Queste piattaforme possono essere difficili per conversazioni focalizzate su valori e di alto livello.
- Queste piattaforme possono spesso diventare disordinate quando sono coinvolti grandi gruppi di persone.
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Software di collaborazione asincrona
Il software collaborativo asincrono non è progettato per attività o compiti istantanei. È coinvolto un breve periodo di attesa tra le comunicazioni.
Alcuni esempi di software collaborativi asincroni includono – email, condivisione di documenti, calendari di gruppo e alcuni sistemi ERP.
Vantaggi dei software asincroni:
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- Consentono di portare nuove competenze in un progetto.
- Hanno una documentazione più ampia rispetto alle comunicazioni sincrone.
- Gli utenti possono prendere più tempo per riflettere prima di rispondere.
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Svantaggi:
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- Ritardi prolungati tra le interazioni causano colli di bottiglia nei compiti e danneggiano la collaborazione di squadra.
- Comunicazioni di questo tipo sono spesso complicate.
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Diversi tipi di strumenti di collaborazione offrono diverse funzionalità. Quando scegli lo strumento giusto per la tua organizzazione, la cosa più importante che devi tenere a mente è il problema che devi risolvere e gli obiettivi che stai cercando di raggiungere.
