Alors qu’un grand nombre de travailleurs ont commencé à travailler à distance après l’épidémie de pandémie, la demande d’outils logiciels collaboratifs a augmenté à pas de géant. Ils ont servi de puissants plateformes de gestion du travail aux travailleurs pour se coordonner à distance avec leurs équipes et aidé les entreprises à travailler de manière transparente. Alors que le monde continue de combattre le virus malveillant, le rôle des outils logiciels collaboratifs sera crucial pour assurer le bon fonctionnement des organisations.
Il existe différents types d’outils logiciels de collaboration offrant une gamme de fonctionnalités pour un travail efficace des effectifs hybrides et des équipes distantes.
Types d’outils logiciels collaboratifs
Il existe trois types d’outils logiciels collaboratifs.
Technologie de la communication
Comme son nom l’indique, la technologie de communication permet à la communication de se dérouler entre des individus et des équipes via Internet, quels que soient leurs emplacements.
Certains exemples de technologies de communication sont:
- Applications de messagerie instantanée
- Applications de messagerie vocale
- Les appels du protocole (VOIP) de la voix vers l’internet (VOIP)
- Équipe, département ou forums de chat à l’échelle de l’organisation
Technologie de conférence
Les outils de conférence permettent à un groupe de personnes de communiquer entre elles en temps réel, via Internet ou des plateformes basées sur le cloud. Lorsque vous utilisez ces outils, le groupe de personnes connectées peut afficher un écran unifié.
Sur la base du logiciel utilisé, les membres du groupe peuvent également accéder, apporter des modifications et travailler sur l’écran unifié – tout en une fois.
Les types d’outils de conférence Web sont:
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- Conférence vidéo – Exemples: Skype, Microsoft Office Live Meeting, MSN Live Messenger
- Blanc partagé – Exemples: Skribblar, Dabboard
- webinaires
- téléprésence
- salles de classe virtuelles
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Technologie de coordination
Il s’agit d’un outil collaboratif holistique conçu pour intégrer à la fois le travail des tâches et les fonctions de travail d’équipe. Ils permettent aux individus et aux groupes de coordonner les tâches et les activités de travail tout en connectant interpersonnellement, en rendant la gestion de flux de travail de bout en bout et plus efficace.
Certains exemples des types d’outils de coordination d’aujourd’hui comprennent:
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- Les trackers de temps ou les systèmes de planification des employés
- E-Calendars
- Systèmes de gestion du projet
- Logiciel ERP
- Employé interne ainsi que les portails clients
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Les deux dimensions du logiciel collaboratif
Il existe deux utilisations ou dimensions opérationnelles clés des logiciels collaboratifs – synchrone et asynchrone.
Logiciel de collaboration synchrone
Les logiciels collaboratifs synchrones ou en temps réel fonctionnent en temps réel, c’est-à-dire lorsqu’un groupe de personnes communique et collabore sur la même plate-forme à la fois. Il n’y a pas de retard ou de retards dans les réponses, et on peut s’attendre à recevoir une réponse ou à entendre une solution rapidement.
Certains exemples de logiciels collaboratifs synchrones sur le lieu de travail incluent les forums de chat, les appels VoIP, la messagerie instantanée et les applications numériques de tableau blanc.
Avantages du logiciel de collaboration synchrone:
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- Il est opportun et hyper-efficace.
- Les utilisateurs peuvent obtenir les commentaires, les fichiers ou les informations dont ils ont besoin presque instantanément.
- augmente la productivité des effectifs.
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Inconvénients:
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- Ils manquent de documentation ou de futures capacités de référencement.
- Ces plateformes peuvent être difficiles pour les conversations axées sur la valeur et d’ordre élevé.
- Ces plateformes peuvent souvent devenir désorganisées lorsque de grands groupes de personnes sont impliqués.
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Logiciel de collaboration asynchrone
Le logiciel collaboratif asynchrone n’est pas conçu pour des tâches ou des activités instantanées. Une brève période d’attente est impliquée entre les communications.
Quelques exemples de logiciels collaboratifs asynchrones incluent – e-mail, partage de documents, calendriers de groupe et certains systèmes ERP.
Avantages logiciels asynchrones:
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- Ils permettent d’apporter une nouvelle expertise dans un projet.
- Ils sont plus documentables que les communications synchrones.
- Les utilisateurs peuvent prendre plus de temps à réfléchir avant de répondre.
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Inconvénients:
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- De longs retards entre les interactions provoquent des goulots d’étranglement dans les tâches et nuire à la collaboration d’équipe.
- De telles communications sont souvent compliquées.
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Différents types d’outils de collaboration offrent différentes fonctionnalités. Lorsque vous choisissez le bon outil pour votre organisation, la chose la plus importante que vous devez garder à l’esprit est le problème que vous devez résoudre et les objectifs que vous essayez d’atteindre.
